Quý khách hàng là doanh nghiệp, tổ chức đang có nhu cầu thành lập văn phòng đại diện tại tỉnh Thừa Thiên Huế để mở rộng hoạt động (kinh doanh), uy nhiên lại chưa nắm rõ về các thủ tục pháp lý cũng như là các công việc cần thiết để thành lập một văn phòng đại diện. Để có thể thực hiện các thủ tục ấy một cách nhanh chóng, cũng như là không phải tốn thời gian đi lại, không phải đau đầu suy nghĩ về những thủ tục pháp lý rườm rà, quý khách hãy giao gánh nặng ấy cho chúng tôi.

Văn phòng đại diện (VPĐD) được pháp luật giải thích trong Khoản 2, điều 45, Luật doanh nghiệp 2014 (Ban hành vào 01/01/2015) như sau: “là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.”

Hiểu một cách đơn giản, nó là một đơn vị nhằm thay mặt cho doanh nghiệp trong một số hoạt động nhất định. Bên cạnh đó, bạn cũng nên biết về một số lưu ý trong đặc điểm, chức năng của nó như sau:

- Được đăng ký con dấu riêng.

- VPĐD chỉ được ký kết hợp đồng khi đã được có sự ủy quyền của phía doanh nghiệp mẹ. Mà không được phép sử dụng dấu của VPĐD nhằm ký kết các loại hợp đồng kinh tế, phát sinh doanh thu.

- Có thể đặt trụ sở khác tỉnh, khác thành phố chứ không bắt buộc phải cùng nơi đặt trụ sở chính.

- Không có chức năng kinh doanh mà giống như 1 văn phòng liên lạc.

- Hỗ trợ cho phía doanh nghiệp mẹ thăm dò, nghiên cứu thị trường, quảng bá thương hiệu, tiếp cận dễ dàng hơn với khách hàng.

- VPĐD sẽ không phải nộp thuế môn bài, các báo cáo liên quan đến thuế.

• QUY ĐỊNH VỀ THÀNH LẬP VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN

Để tiến hành thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần phải chấp hành nghiêm chỉnh theo những quy định theo pháp luật của nhà nước. Từ đó sẽ không tồn tại nguy cơ bị phạt hành chính, quá trình hoạt động diễn ra suôn sẻ. Cụ thể, doanh nghiệp cần lưu ý:

Tên Văn phòng đại diện:

- Không được trùng hoặc dễ gây ra hiểu nhầm với doanh nghiệp khác đã đăng ký;

- Nếu không được sự đồng ý của nhà nước thì không được phép dùng tên của tổ chức chính trị - xã hội - nghề nghiệp, tên của 1 cơ quan nhà nước;

- Từ ngữ trong tên không vi phạm thuần phong mỹ tục, đạo đức, văn hóa dân tộc;

- Tên VPĐD được viết bằng bảng chữ cái tiếng việt, sử dụng ký tự hoặc số để tạo ra sự phân biệt. Và phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo “Văn phòng đại diện”.

Ví dụ. Công ty của bạn tên “ABC” thì tên VPĐD phải là Văn phòng đại diện ABC.

Ngành nghề: Đăng ký ngành nghề kinh doanh cho VPĐD phải phù hợp với với ngành nghề kinh doanh của công ty.

Biển hiệu: Trong các bộ hồ sơ, tài liệu, ấn phẩm do VPĐD phát hành thì khổ chữ khi in hoặc viết tên VPĐD phải nhỏ hơn so với tên công ty mẹ.

Địa chỉ: Các nhà chung cư và nhà tập thể sẽ không được phép làm địa điểm đặt trụ sở văn phòng đại diện.

• TRÌNH TỰ THỰC HIỆN THÀNH LẬP VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN

Bước 1: Chuẩn bị, soạn thảo hồ sơ

Bước 2. Đại diện thực hiện các thủ tục thành lập văn phòng đại diện:

- Soạn thảo nội dung hồ sơ thành lập;

- Tiến hành nộp hồ sơ đăng ký hoạt động VPĐD;

- Theo dõi tiến trình xử lý và thông báo kết qủa hồ sơ đã nộp;

- Nhận giấy chứng nhận đăng ký hoạt động VPĐD tại Sở Kế hoạch và Đầu tư;

- Tiến hành hồ sơ khắc dấu VPĐD của công ty và Thông báo mẫu dấu công ty lên Cổng thông tin Doanh nghiệp Quốc gia.

Bước 3. Kết quả thành lập văn phòng đại diện, bàn giao cho khách hàng :

- Giấy chứng nhận Đăng ký hoạt động của VPĐD (Bản gốc và bản sao);

- Dấu tròn của VPĐD và Giấy xác nhận Thông báo mẫu dấu công ty lên Cổng thông tin Doanh Nghiệp Quốc Gia

• HỒ SƠ YÊU CẦU - THỜI GIAN VÀ CHI PHÍ TOÀN BỘ

1. Hồ sơ yêu cầu bao gồm:

- 01 bản sao Hộ chiếu /Chứng minh thư nhân dân / Thẻ căn cước công dân đã công chứng không quá 3 tháng của người đứng đầu VPĐD;

- Bản sao công chứng hợp lệ giấy ĐKKD của công ty mẹ;

- Biên bản họp, quyết định của hội đồng thành viên về việc thành lập văn phòng đại diện (trường hợp là công ty cổ phần, TNHH hai thành viên trở lên);

- Giấy tờ chứng minh doanh nghiệp được quyền sử dụng địa điểm thành lập;

- Quyết định thành lập và bổ nhiệm của Giám đốc cho người đứng đầu VPĐD.

2. Lệ phí dịch vụ thành lập văn phòng đại diện:

- Giấy phép, MST: Dịch vụ: 300.000 VNĐ

- Phí khắc Con dấu: 500.000 VNĐ

- Thông báo mẫu dấu công ty lên Cổng thông tin Doanh Nghiệp Quốc Gia (Quy định theo Điều 44 Luật Doanh Nghiệp năm 2014, hiệu lực từ ngày 01/07/2015): 100.000 VNĐ.

3. Thời gian thực hiện dịch vụ thành lập văn phòng đại diện:

- Giấy phép: 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ.

- Dấu tròn: 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ.

• THỦ TỤC SAU KHI THÀNH LẬP VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN

Để VPĐD chính thức được đi vào hoạt động thì sau khi đăng ký hoạt động thành công, doanh nghiệp cần tiếp tục tiến hành thêm một số các thủ tục bắt buộc sau đây:

- Thông báo mẫu dấu: Khắc con dấu, ra thông báo sử dụng con dấu của văn phòng đại diện.

- Treo biển hiệu: Treo biển hiệu tại trụ sở VPĐD đã thành lập theo đúng quy định pháp luật. Biển hiệu bao gồm: Tên, địa chỉ, số điện thoại và cơ quan chủ quản.

- Kê khai và Nộp thuế môn bài: Chính phủ quy định về kê khai, nộp phí môn bài tại khoản 6 Điều 2 Nghị định số 139/2016/NĐ-CP như sau: 

Người nộp lệ phí môn bài là tổ chức, cá nhân hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ, trừ trường hợp quy định tại Điều 3 Nghị định này, bao gồm:

1. Doanh nghiệp được thành lập theo quy định của pháp luật.
2. Tổ chức được thành lập theo Luật hợp tác xã.
3. Đơn vị sự nghiệp được thành lập theo quy định của pháp luật.
4. Tổ chức kinh tế của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân.
5. Tổ chức khác hoạt động sản xuất, kinh doanh.
6. Chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh của các tổ chức quy định tại các khoản 1, 2, 3, 4 và 5 Điều này (nếu có).
7. Cá nhân, nhóm cá nhân, hộ gia đình hoạt động sản xuất, kinh doanh.

Lưu ý: doanh nghiệp cần phải thực hiện kê khai, nộp thuế trong thời gian 30 ngày, tính từ khi đăng ký thành lập văn phòng đại diện.

- Kê khai thuế thu nhập cá nhân: Theo quy định tại thông tư 111/2013/TT-BTC của Bộ tài chính (ban hành 15/08/2013), nghị định số 65/2013/NĐ-CP và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều Luật thuế thu nhập cá nhân. Thì VPĐD phải có trách nhiệm kê khai, nộp thuế, khấu trừ thu nhập của các cá nhân đối với phần thu nhập từ tiền công, tiền lương của nhân viên.

Chi tiết hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ, thủ tục kê khai, nộp thuế tại Điều 16 Thông tư số 156/2013/TT-BTC và Nghị định số 83/2013/NĐ-CP.

Đến với dịch vụ thành lập văn phòng đại diện của Trung tâm CBS, bạn sẽ nhận được:

- Tư vấn về quy định pháp luật, điều kiện liên quan tới thành lập VPĐD.

- Hỗ trợ soạn thảo, chuẩn bị giấy tờ, tài liệu cần có trong hồ sơ .

- Đại diện khách hàng làm việc với cơ quan thẩm quyền, chờ đợi và bàn giao lại kết quả.

- Tiết kiệm, rút ngắn thời gian hoàn thành.

- Hoàn thành đầy đủ các thủ tục sau khi thành lập.

- Giảm thiểu chi phí thấp nhất cho quý khách hàng.

Hãy liên hệ chúng tôi: 

TRUNG TÂM TRUYỀN THÔNG VÀ HỖ TRỢ DOANH NGHIỆP

Địa chỉ: Số 73 Phan Đình Phùng, phường Vĩnh Ninh, thành phố Huế

Điện thoại: 0234.3837789 - ĐTDĐ: 0941.407.799, 0935.564.566

Email: Info.doanhnhanhue@gmail.com

Website: hotrodoanhnghiep.org.